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無論是美國還是英國，許多企業仍在使用過時的人工管理差旅費用流程，這對于公司業務都會產生負面影響。由于這些過時的流程，企業需要面對和正確處理有關生產效率和法規遵從的問題，同時還需要確保一個可見的和準確的員工費用報告。

隨著旅行和出差費用成為目前企業支出的最大部分之一，約占一個企業年度預算的10%。于是，那些能夠幫助企業合理減少支出的工具和方法，便有著巨大的投資回報潛力。

對于那些定期審查并探索如何更好的削減成本的公司來說，差旅費用的有效控制將會促進成本的大大節約。然而現在許多公司仍然在聘請雇員，用過時的流程、效率低下的解決方案來做差旅費用的管理。

KDS(全球知名差旅預訂與費用管理解決方案供應商，服務于全球多家跨國企業，總部位于法國)為了更好地了解公司關于差旅費用計劃的態度和具體實施方案進行了調查，同時對在美國和英國的企業預訂、管理工作、相關的差旅情況進行了深入了解。目前中國的差旅支出在2015年已經超過美國，達到2910億美元，成為全球第一大差旅市場。中國企業正面臨成本控制、效率提升、管理規范化等要求逐漸增強的趨勢，商旅管理逐步被接受、普及率快速提升。

執惠根據報告內容對其中的主要內容進行了精心編輯整理，希望為國內的差旅行業帶來一定的借鑒。

研究方法

2016年3月KDS進行了這項調查，該調查共收集了1216份的有效反饋。旨在了解商務旅客在旅行預訂和管理時的感受，另外也包括他們在提交旅游費用報告時的態度和行為。這項基于互聯網的調查主要是針對在美國和英國18到65歲之間的商務人士。

主要研究成果（正文）

差旅費用報告的提交在絕大多數公司仍然處在人工處理的階段，盡管有45%的受訪者表示他們使用自動化的費用管理工具來提交費用報告（如圖1），但仍然有高達41％的受訪者使用電子表格的方式來提交他們的費用報告。

而在使用電子表格的這些受訪者中，有47％的人說填寫這些表格需要花費他們30分鐘到1個小時的時間，另外有18％的受訪者表示這可能會占用他們兩個小時，甚至更長的時間；80％的受訪者證實，他們完成并提交這些差旅費用表格是在8小時正常工作時間內。

由此可見，使用電子表格對于工作效率的影響顯而易見。將時間花在這些報告上，會占用員工完成既定工作任務的時間；而這些生產力的損失積少成多，最終浪費的是雇主的時間和金錢。

旅途中消費收據的收集和管理

在差旅途中，許多商務旅客的任務之一就是要保存好他們的費用收據（如圖3所示），73％的受訪者是將所有收據放在同一個地方，比如錢包里，但這樣存在丟失的機率，而不安全或者錯誤的保存方式會導致最后費用報銷環節出現各種問題。只有11％的受訪者表示，他們會選擇使用在線工具來掃描和記錄他們的差旅收據。

而在受訪者中，74％的受訪者遞交差旅費用報告是按月或按季度進行的（如圖4），這就需要員工在提交報告前很好的保存收據。另外，對于那些經常需要自己先墊付費用的員工來說，月度和季度的報銷頻率，可能會導致他們需要很長時間才能拿到報銷費用。

費用報告的真實性

當談到費用報告的真實性時，67%員工們普遍相信誠實是最好的原則，會堅持如實報告。不過，雖然絕大多數的受訪者表示，會真實記錄他們的實際里程（如圖5），但也有近22％的受訪者承認會適當的多報告一些里程（1到10英里）。 雖然這些是看似微不足道的里程數，但對于擁有許多員工的大型公司來說，差旅成本也會因此而迅速增加。

旅游預訂的重要發現

旅游預訂的過程可能導致員工生產力的下降，因為商務旅行的預訂是一個復雜而耗時的過程，你需要研究航班，找到最好的酒店價格和其他相關的旅行選擇（如圖6），44％的受訪者需要花費60分鐘甚至更長的工作時間來研究和預訂即將到來的商務旅行。調查中，有57%的美國受訪者的年收入在50000到99000美元之間；54%的英國受訪者收入在30000到55000英鎊之間；可見，浪費生產力的成本非常高。

預訂規范和偏好

談到旅游預訂，58%的受訪者表示，他們公司的差旅政策是直接并經過明確溝通的；28%的受訪者使用符合公司旅游預訂政策的工具（如圖9）；多數的調查受訪者表示，有信心確保他們的預訂是符合公司的差旅政策的。

然而，盡管74%的受訪者希望所有的預訂（航空，交通，酒店等）能夠在同一個平臺上完成（如圖10），但仍有38％的人需要直接與旅游供應商溝通，來完成他們在旅行中所涉及到的每個元素預訂，有34%的人通過差旅管理工具來預訂（如圖11）。

當被問及他們對于直接預訂的偏好時，49％的受訪者指出，是否便利是一個核心因素，另外有32％的人表示，給予更廣泛的出行選擇非常重要，有14%的人認為直接預訂更便宜（如圖12）。

但這些可能還有待加強，因為公司仍然在使用過時的旅游預訂系統，這可能會導致糟糕的用戶體驗，有限的航班、地面和酒店類型選擇。企業所提供的在線預訂工具能夠為旅客提供自動化進程，使之更有效、更容易的進行旅行計劃的管理。但是為了推動合規性，企業還需要確保他們所提供的平臺至少能夠提供同樣方便、好的用戶體驗。

商務旅行者的態度和行為是具有相似性和普遍性的

從這次來自英國和美國的受訪者調查中可以看出，盡管他們有著不同的地理定位，但是他們的回應在很大程度上相似（如圖13），商務旅行者的苦惱和趨勢相似。

關于報銷流程，有近42％的美國受訪者和近41%的英國受訪者仍然在使用電子表格提交費用報銷；13%的美國受訪者和18％的英國受訪者在如何保存旅行收據方面存在苦惱。

當涉及到支出提交時，24%的美國受訪者和25％的英國受訪者承認會使用空白的出租車收據虛報差旅費。同樣，美國受訪者中超過20％、英國受訪者中25％的人會報高大概1到10英里的里程在開支報告上。

當涉及到商務旅客是否愿意使用航空公司的應用程序來獲取航班和登機口信息時，32%的美國受訪者表示非常愿意使用這些工具；相比之下，英國受訪者中只有10％愿意嘗試。因此，美國企業使用應用程序來為員工提供差旅預訂的解決方案便顯得更加重要。

小結

調查結果表明，無論是美國還是英國，許多企業仍在使用過時的人工管理差旅費用流程，這對于公司業務都會產生負面影響。由于這些過時的流程，企業需要面對和正確處理有關生產效率和法規遵從的問題，同時還需要確保一個可見的和準確的員工費用報告。而這也使我們意識到建立一個為企業審查旅行費用管理的自動化流程是多么重要。

* 本文作者：徐黎陽，執惠旅游分析師，執惠駐德國柏林辦公室負責人。

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